Wraz z osłabieniem wpływu pandemii na prowadzenie biznesu, firmy powróciły do organizowania wydarzeń w trybie stacjonarnym. I super! Spotkania face to face dają nam możliwość nawiązywania trwałych relacji z interesariuszami, partnerami biznesowymi, współpracownikami. Jednak ich organizacja często wiąże się z produkcją dużych ilości śmieci i wysokim poziomem zużycia surowców, a przy odpowiednim podejściu może być neutralna dla środowiska.

Głównym założeniem organizacji zrównoważonych wydarzeń jest dążenie do zminimalizowania ich potencjalnie niekorzystnego wpływu na środowisko na każdym etapie realizacji eventu – od projektowania po właściwe zagospodarowanie wszelkich pozostałości po nim. Organizacja wydarzeń zrównoważonych ma również wymiar edukacyjny – stwarza możliwość uświadomienia jego uczestnikom, że każdy, dokonując odpowiedzialnych wyborów, może zadbać o swoje otoczenie, środowisko i klimat.

Bardzo się cieszę, że coraz więcej firm, z którymi współpracuję w ramach EEN Polska Wschodnia, zwraca uwagę na aspekty środowiskowe i społeczne swojej działalności, wpisując zasady zrównoważonego rozwoju w strategię działania. Rozwiązania na poziomie organizacyjnym zwiększają bowiem szansę na globalną zmianę.

Na co więc szczególnie zwrócić uwagę organizując event?

Dokumentacja – jeśli organizacja wydarzenia wymaga podpisania wielu umów, stosuj e-podpis. Ograniczysz zużycie papieru, koszty i ślad węglowy związany z przesyłaniem dokumentów, skrócisz także czas oczekiwania na podpisanie umowy.

Miejsce i jego dostępność – sprawdź w jaki sposób zasilany jest budynek, w którym odbędzie się event. Czy zastosowano energooszczędne żarówki, oświetlenie z czujnikiem ruchu, perlatory oszczędzające wodę? Dowiedz się czy jest możliwość dojazdu na wydarzenie komunikacją miejską, czy dostępne są rowery/ hulajnogi miejskie oraz miejsca ładowania pojazdów elektrycznych.

Równy dostęp dla każdego – upewnij się, że w miejscu organizacji eventu jest parking z miejscami postojowymi dla osób z niepełnosprawnościami, przejścia komunikacyjne bez barier poziomych i pionowych (np. czy są poręcze przy schodach, odpowiednia szerokość drzwi). Sprawdź dostępność wind, pochylni w budynkach ze schodami oraz toalet dostosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, a także oznakowanie budynku umożliwiające równy dostęp do informacji dla każdego uczestnika.

Catering – Zaplanuj potrawy przygotowane w miarę możliwości z produktów sezonowych oraz pochodzenia lokalnego – postaw przy tym na dietę roślinną. Zrezygnuj z jednorazowych naczyń i akcesoriów typu wykałaczki, słomki, itp. Jeśli z jakichś przyczyn nie możesz skorzystać z naczyń wielorazowego użytku, postaraj się, by były one biodegradowalne. Daj uczestnikom możliwość przyjścia na Twój event ze swoim kubkiem, by wyeliminować korzystanie z napojów w jednorazowych butelkach. Jedzenie zamawiaj dopiero po zamknięciu listy i weryfikacji liczby uczestników wydarzenia. Oczywiście, mimo to może się zdarzyć, że jedzenie pozostanie. Wówczas możesz je przekazać lokalnym Bankom Żywności lub innym organizacjom, których misją jest przeciwdziałanie marnowaniu jedzenia.

Materiały informacyjne i promocyjne – zastosuj zasadę 3R (Reduce, Reuse, Recycle). Ogranicz wykorzystanie materiałów drukowanych lub całkowicie z nich zrezygnuj i zastąp je elektronicznymi. Materiały szkoleniowe/konferencyjne udostępnij uczestnikom drogą elektroniczną przed lub po evencie. Jeżeli całkowita rezygnacja z wydruków nie jest możliwa, postaraj się, by zostały one wykonane z surowców ekologicznych. Postaw na materiały promocyjne w formie cyfrowej (np. ebooki, dostęp do e-szkoleń). Jeśli zależy Ci, by uczestnicy jednak otrzymali gadżety w formie tradycyjnej, postaraj się, by były to praktyczne przedmioty wysokiej jakości np. termiczny kubek, z którego uczestnik będzie korzystał w przyszłości, np. zabierze ze sobą na następny zrównoważony event. Jeśli wydarzenie wymaga rozdania uczestnikom identyfikatorów, postaraj się, by wróciły one do Ciebie po zakończeniu wydarzenia. Będziesz mógł/a ponownie ich użyć organizując kolejny event.

Recycling – zadbaj o odpowiednie do rozmiaru eventu ilość i typ pojemników do segregacji odpadów. Ustaw je w widocznym miejscu i zadbaj o czytelną instrukcję zasad segregacji.

Edukacja – wspieraj proekologiczne zachowania w przestrzeni, w której organizujesz wydarzenie. Zadbaj o zaprezentowanie w przystępny sposób informacji związanych z recyklingiem, ograniczaniem zużycia surowców –  w tym wody, energii i materiałów jednorazowych. Przed eventem poinformuj gości, że zapraszasz ich na event w duchu zero waste. Zakomunikuj im, czego mogą się spodziewać, co będzie inne niż na tradycyjnych eventach oraz dlaczego jest to ważne dla Twojej firmy.

Zmierz, policz i skompensuj. Twoje wydarzenie może być zeroemisyjne. Policz ślad węglowy wydarzenia i podejmij działania kompensujące emisję gazów cieplarnianych.

Justyna Stawecka – Senior Expert

Centrum Badań i Projektów

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie

Prawocheńskiego 9, PL 10-720 Olsztyn

T: +48 89 524 52 40 | e-mail: justyna.stawecka@uwm.edu.pl