Organizacja wydarzenia B2B, takiego jak nasze szybkie randki biznesowe, to proces, który wymaga zaangażowania, precyzyjnego planowania i… mnóstwa wysłanych maili! Choć wszystko wygląda na idealnie zorganizowane spotkanie biznesowe, w rzeczywistości zaczyna się od nas, ekspertów z Enterprise Europe Network (EEN).
Zaczynamy od sieci kontaktów
Najpierw uruchamiamy nasze międzynarodowe kontakty z innymi ośrodkami EEN. Współpracujemy z nimi, aby promowali nasze wydarzenie w swoich regionach. Zazwyczaj to wystarczy, by przyciągnąć uczestników, ale są sytuacje, kiedy musimy działać dalej. Może to być spowodowane stereotypami dotyczącymi regionu, a czasem po prostu… sezonem urlopowym.
Wtedy zaczynamy działać bezpośrednio, docierając do poszczególnych firm indywidualnie. Szukamy informacji na giełdach, targach i innych eventach B2B. I tu zaczyna się pisanie maili. Dużo maili. Bardzo dużo maili. Pisząc do potencjalnych uczestników, staramy się dotrzeć do właściwych partnerów, którzy będą realnie zainteresowani współpracą z naszymi przedsiębiorcami. Działamy tak długo, aż znajdziemy odpowiednie osoby i dopniemy listę uczestników.
Polska strona – to nie koniec pracy!
Po zebraniu zagranicznych firm przychodzi czas na znalezienie polskich partnerów. Chcemy, aby wydarzenie było na jak najwyższym poziomie, a firmy, które biorą udział, nawiązały realną współpracę. Zaczynamy od firm, które już znamy – jeśli byliście na wcześniejszych spotkaniach, macie dobre strony internetowe, czytelne wizytówki Google i łatwy kontakt do osoby odpowiedzialnej za współpracę, szybko się z Wami kontaktujemy. Niestety, czasem sekretariaty i brak kontaktu przeszkadzają, ale się nie poddajemy. Dzwonimy do ostatniej chwili, nawet o 16:08 we wtorek przed wydarzeniem!
Dzień wydarzenia
Dzień wydarzenia to już zupełnie inna historia. Od samego rana jesteśmy na miejscu, gotowi na spotkania z Wami. Pomagamy, wspieramy, pilnujemy harmonogramu, a czasem nawet dzwonimy do spóźnionych gości. Nasze najważniejsze zadanie? Stworzyć bezpieczną przestrzeń do rozmów i zapewnić Wam komfort podczas networkingu. Rozmawiamy z Wami o Waszych potrzebach, oczekiwaniach i pomysłach na współpracę. To intensywna, ale niezwykle satysfakcjonująca praca.
Największą nagrodą są dla nas Wasze uśmiechy, uścisk dłoni i obietnice przyszłych współprac. Każdy z tych momentów pokazuje, że nasza praca ma sens, a Wy wychodzicie z wydarzeń zadowoleni i pełni nowych możliwości.
Organizacja takich spotkań to wyzwanie, ale patrząc na efekty, wiemy, że warto. Dziękujemy, że jesteście z nami, że współpracujecie i że razem budujemy sieć kontaktów i rozwijamy nasze firmy!
Doradca Enterprise Europe Network
Centrum Współpracy z Otoczeniem Społeczno-Gospodarczym
Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie
powrót
