Sezon wakacyjny to dobry czas na przemyślenie dotychczasowych działań biznesowych i zaplanowanie nadchodzących miesięcy. W wielu firmach sezon ogórkowy w pełni, w wielu dopiero się zacznie, dlatego warto już teraz pomyśleć w jakim kierunku zmierza nasze przedsiębiorstwo. Może warto wyjść na rynki zagraniczne? A jeśli ekspansja i eksport to coś dla nas, to może by zacząć od najpopularniejszej formy promocji – udziału w targach?
W czerwcu 2022 roku przedsiębiorcy z Polski Wschodniej mieli okazję wziąć udział w konkursie na wsparcie z funduszy przeznaczonych właśnie na ten cel – wyjścia na nowe rynki zagraniczne (mowa o zakończonym 29 czerwca 2022 naborze w działaniu 1.2 Internacjonalizacja MŚP). Aby dobrze przygotować się do ekspansji zawsze proponujemy przedsiębiorcom, by zastanowili się chwilę nad wyborem działań właściwych działań eksportowym. Od kilku lat zauważalny jest wzrost zainteresowania i obecności podlaskich firm na zagranicznych targach i wystawach. Z dofinansowaniem czy bez, to godna uwagi forma wsparcia eksportu.
Wystawienie się na targach, czy sam udział w roli zwiedzającego, to inwestycja dość droga i bardzo pracochłonna. Aby nie okazało się, że nasz wyjazd to wycieczka towarzyska, należy przygotować się do niego w zaplanowany i przemyślany sposób. Wyjazd na targi w charakterze wystawcy wiąże się ze znacznymi wydatkami. Budżet wystawcy to przede wszystkim:
Oczywiście zarówno wielkość powierzchni targowej oraz rodzaj zabudowy jaki wybierzemy zależy od budżetu jakim dysponujemy na targi. Musimy przy tym pamiętać, że stoisko targowe to wizytówka naszej firmy, dlatego musi ją godnie reprezentować.
Można przyjąć, że minimalny budżet na organizację stoiska o powierzchni około 50 m2 wraz ze skromną zabudową na dużych targach międzynarodowych to kwota rzędu 120 tys. zł. Do tego należy również doliczyć podróże służbowe oraz koszt materiałów promocyjnych.
Wydatki te mogą być niższe, jeżeli firma wystawia się razem z innymi przedsiębiorstwami (np. w ramach współpracy z klastrem, stowarzyszeniem itp.) na jednym wspólnym stoisku. Wspólna powierzchnia wystawiennicza o przykładowej wielkości 100 m2 powoduje, że stoisko jest przestrzenne i wygląda znacznie lepiej niż mały pojedynczy box o powierzchni 10 m2. W takiej sytuacji wszelkie koszty dzielone są na wszystkich wystawców, co jest na pewno atrakcyjniejszą opcją z punktu widzenia budżetu.
Stworzenie oferty produktów jakie chcemy zaprezentować podczas wyjazdu jest niezwykle ważne. Na tym etapie firma powinna podjąć decyzję, które produkty bądź usługi z oferty są nowe, innowacyjne i godne zaprezentowania. Należy pamiętać, że firma jedzie na targi zaprezentować swoje produkty, ale najważniejsze jest to, aby przyciągnąć do swojego stoiska jak najwięcej zwiedzających/wystawców. Kiedy stworzymy ofertę i grupę produktów jakie chcemy zaprezentować na targach, łatwiej jest również stworzyć stoisko wystawiennicze.
Powierzchnię, na której firma chciałaby zaprezentować swoje produkty należy rezerwować z odpowiednim wyprzedzeniem. Na największych światowych targach powierzchnia wystawiennicza potrafi zostać całkowicie wyprzedana nawet na 1 rok przed imprezą. W przypadku tworzenia projektu i wykonania stoiska należy zwrócić uwagę na następujące elementy: widoczne logo firmy, wykorzystanie firmowych kolorów, wyeksponowanie materiałów informacyjnych (katalogi, broszury, materiały graficzne, wizytówki), odpowiednią ekspozycję produktów oraz przygotowanie miejsca do spotkań z klientami.
W ferworze całych przygotowań do targów warto zwrócić uwagę na wszelkie materiały jakie chcemy przedstawić dla zagranicznych zwiedzających. Firma nie może zabrać ze sobą tylko materiałów w języku polskim. Klient z Niemiec, Indii czy Hiszpanii nie zna przecież naszego języka i nie będzie zainteresowany taką ofertą. Nawet jeśli osoba odwiedzająca stoisko weźmie taką ulotkę, to występuje bardzo duże prawdopodobieństwo, że do niej nie wróci. Po prostu nie będzie w stanie nic z niej zrozumieć, a tym bardziej nie zada sobie trudu jej przetłumaczenia. Język angielski jest językiem powszechnie obowiązującym i uniwersalnym w nawiązywaniu kontaktów biznesowych na całym świecie. Kolejnym atutem, którym firma może zaimponować na danych targach, może być stworzenie dodatkowych materiałów w innych, bardziej powszechnych językach, jak niemiecki (szczególnie ważne, jeśli wybieramy się na targi do Niemiec), włoski czy hiszpański.
To, kto reprezentuje naszą firmę podczas targów jest kluczowe. Bez względu na to czy wybieramy się na targi w roli wystawcy czy zwiedzającego, podczas pierwszych 5 sekund naszego spotkania oceniamy wygląd i komunikatywność naszych rozmówców. Jest to powszechnie znane zachowanie społeczne. Osoby oddelegowane na targi powinny posiadać odpowiednie kompetencje i posługiwać się przynajmniej językiem angielskim. Z naszego doświadczenia wiemy, że firmy posiadające odpowiednie działy eksportowe w swoich strukturach na taki wyjazd oddelegowują osoby odpowiedzialne za poszczególne rynki. Bardzo często osoby te znają więcej niż jeden język obcy, co może być korzystne do nawiązania większej liczby kontaktów biznesowych. Warto w swojej delegacji uwzględnić osoby, które oprócz typowych informacji handlowych będą w stanie odpowiedzieć na wszelkie techniczne pytania dotyczące produktów firmy.
Udział w targach i misjach pozwala na lepsze zrozumienie danego rynku i poznanie potrzeb klientów, pozostaje tylko decyzja co wybrać – misja czy targi? Misja gospodarcza to dużo tańsza forma poznania nowych rynków zbytu, gdyż nie wymaga m.in. ponoszenia kosztów wynajęcia i zabudowy powierzchni wystawienniczej. Większość misji organizowanych jest przy okazji targów. W programie misji znajduje się zwiedzenie wybranych targów bądź imprez wystawienniczych. Dodatkowo zapewniony jest udział w zorganizowanych spotkaniach branżowych lub bezpośrednich z potencjalnymi kontrahentami.
Jeżeli na samym początku firma nie jest w stanie samodzielnie zorganizować misji gospodarczej warto poszukać wsparcia w tym zakresie. Różnego rodzaju instytucje świadczą pomoc w poszukiwaniu partnerów biznesowych jak i organizują misje handlowe (m.in. ośrodki Enterprise Europe Network). Istnieje również możliwość refundacji bądź dofinansowania części kosztów udziału firmy w danej misji. Uzależnione jest to od szeregu czynników, takich jak: dostępność środków publicznych, branża, wysokość uzyskanej już przez firmę pomocy de minimis itd.
Nie ma wątpliwości, że udział w prestiżowych branżowych targach w charakterze wystawcy jest bardzo ważny. Czasami zanim podejmiemy decyzję o wyjeździe na targi w charakterze wystawcy, może warto najpierw zacząć od udziału w targach właśnie jako zwiedzający? Pozwoli to firmie oswoić się ze specyfiką targów oraz nawiązać pierwsze kontakty z zagranicznymi przedsiębiorcami. Dzięki takiemu rozwiązaniu sprawdzamy jakiego zasięgu są targi, jak się do nich przygotować (stoisko, foldery, personel), kim są odwiedzający, gdzie szukać informacji itp. W ramach targów zazwyczaj organizowane są spotkania branżowe lub B2B. Spotkania B2B to tak zwane biznesowe szybkie randki, gdzie przez określony czas – zazwyczaj 20-30 minut – można porozmawiać z wcześniej umówionym potencjalnym kontrahentem. Warto rozważyć tę opcję, gdyż możemy nawiązać pierwszy kontakt z interesującą nas firmą, przedstawić swoją ofertę i porozmawiać o ewentualnych możliwościach współpracy. Taka forma spotkań często oferowana jest firmom bezpłatnie, dlatego warto z niej skorzystać, tym bardziej, gdy firma nie dysponuje dużym budżetem.
Jeżeli odwiedziliśmy już kiedyś targi, które liczą się w danej branży i wiemy, że wzmocni to wizerunek naszej firmy w oczach klientów i kontrahentów, można pójść o krok dalej i zastanowić się nad wystąpieniem na nich w charakterze wystawcy. Można też poszukać różnego rodzaju wsparcia w zakresie udziału w tego typu eventach. W trakcie wiodących międzynarodowych targów zazwyczaj organizowane jest polskie stoisko, na którym firmy mogą zaprezentować swoją ofertę (w tym zakresie warto śledzić działania Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości). Istnieje też możliwość skorzystania z innej formy wsparcia, np. dofinansowanie udziału i wystawienia się na targach.
Udział w targach, szczególnie dużych i o solidnej marce, to bardzo dobra okazja do poszukiwania nowych kontrahentów, partnerów i klientów. Po osobistych spotkaniach łatwiej jest potem odezwać się do danej osoby, przypomnieć o miejscu i czasie spotkania oraz utrzymać kontakt. Z rozmów przeprowadzonych z naszymi klientami wiemy, że jest to najlepszy sposób na dalszy rozwój współpracy.
Autor:
Sylwia Gleń
ośrodek Enterprise Europe Network przy Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego
SPRAWDŹ, gdzie możesz nas znaleźć najbliżej
